تستعرض في هذه الصفحة كل ما يخص صفحة الإدخالات السريعة كيفية الوصول اليها، مفهومها وطريقة إنشاء إدخال سريع جديد.
للوصول إلى صفحة “الإدخالات السريعة”، يُرجى اتباع الإرشادات التالية:
- ابدأ بالنقر على قائمة “المالية” في القائمة الرئيسية.
- بعد ذلك، انقر على “هيكلة المالية” المتاحة في الشريط العلوي للصفحة.
- ثم اضغط علي رابط “الإدخالات السريعة”.
باستخدام هذه الخطوات، يمكنك بسهولة الوصول لصفحة الإدخالات السريعة.
مفهوم “الإدخالات السريعة”:
- تُعرف الإدخالات السريعة بأنها تلك الإعدادات المُعينة مُسبقًا ومُخزنة لمرة واحدة، حيث يتم من خلالها تجهيز وتكوين مجموعة من الحسابات والقيم ذات الصلة، جنبًا إلى جنب مع البيانات الفرعية المتعلقة بها. تهدف هذه الإعدادات إلى تبسيط وتسريع عمليات الإضافة والإدخال في النظام. وبمجرد اختيار مجموعة البيانات المُحفوظة، يُمكن استخدامها لملء الحقول وإدخال البيانات ذات الصلة بشكل آلي وفوري.
- لتوضيح هذا المفهوم، يمكن النظر في بعض الأمثلة التطبيقية. على سبيل المثال، في بيئة المحاسبة، عندما يتعين على المستخدم تسجيل العديد من العمليات المتكررة مثل “سندات القبض”، “سندات الصرف”، “قيود اليومية”، وما إلى ذلك، فإنه بإمكانه الاستفادة من الإدخالات السريعة. بدلاً من إعادة إدخال البيانات المتكررة في كل مرة، يمكن للمستخدم اختيار المجموعة المُحفوظة المتعلقة بالعملية المراد تنفيذها. وبمجرد الاختيار، يُمكن للنظام ملء الحقول المعنية بشكل تلقائي وفقًا للقيم المُحفوظة، مما يقلل من فرص الخطأ ويزيد من كفاءة العملية.
- من الأمثلة الأخرى التي يمكن التفكير فيها، تكمن فوائد الإدخالات السريعة في تسهيل إدخال البيانات الثابتة والمتكررة، مثل مصروفات الإيجار الشهري. في مثل هذه الحالات، يمكن للمستخدم إعداد إدخال سريع يتضمن جميع التفاصيل الضرورية مسبقًا، مما يتيح له تنفيذ الإجراءات اليومية بسرعة وسهولة. بمجرد استخدام هذا الإدخال السريع، يمكن للنظام ملء البيانات المعنية وفقًا للإعدادات المُحفوظة، بما في ذلك حساب مصروف الإيجار وحساب الضريبة إذا كانت مطلوبة، بالإضافة إلى تحديد الفرع المعني بالدفع.
- باختصار، يُعد مفهوم الإدخالات السريعة آلية مهمة لتسهيل وتسريع عمليات الإدخال في النظام، خاصة عندما يتعلق الأمر بالبيانات المُتكررة أو الثابتة. هذه الآلية تسهم في زيادة الكفاءة وتقليل فرص الخطأ، مما يساهم في تحسين سير العمل والانتقال بسلاسة بين مختلف العمليات المحاسبية والإدارية.
شرح طريقة إعداد “الإدخالات السريعة”:
- إضافة وصف تعريفي للإدخال السريع: للبدء، يجب عليك تقديم وصف دقيق وتعريفي للإدخال الجديد الذي ترغب في إضافته كإدخال سريع. يعتبر هذا الوصف جزءًا مهمًا من تحديد هوية الإدخال وتمييزه عن الإدخالات الأخرى. سيتم عرض هذا الوصف في الصفحات المختلفة عندما يتم استخدام الإدخال. مثال: إذا كانت الإضافة تتعلق بتسجيل مصروفات الإيجار الشهري، يمكن أن يكون الوصف هو “إيجار”.
- تحديد اسم وصفي واضح للمجموعة: في الخطوة التالية، قم بإعطاء المجموعة الجديدة اسمًا وصفيًا واضحًا. يجب أن يعكس هذا الاسم طبيعة الإدخال بدقة، حيث يُستخدم لتمييز هذه المجموعة عن الإدخالات الأخرى. يهدف الاسم الوصفي إلى تسهيل التعرف على الإدخال فيما بعد. مثال: إذا كان هناك عدة أماكن للايجارات، يمكن أن يكون اسم المجموعة “مصروف إيجار مخزن أ”.
- تحديد صفحات الاستخدام: في هذه الخطوة، حدد الصفحات التي ترغب في أن يظهر بها هذا الإدخال السريع. يمكن أن تشمل هذه الصفحات “سندات القبض – سندات الصرف – قيود اليومية – فواتير وإشعارات الموردين”. تحديد صفحات الاستخدام يضمن أن تكون الإدخالات السريعة متاحة في السياقات التي يحتاجها المستخدم.
- تحديد وصف قيمة الأساس: هذا هو الحقل الذي سيظهر في المستند المرتبط بالإدخال السريع، والذي سيحمل القيمة الإجمالية للإدخال. يجب أن يكون هذا الوصف واضحًا ومميزًا، حتى يمكن للمستخدمين فهم محتوى الحقل بسهولة.
- تحديد قيمة الأساس: في هذه الخطوة، حدد القيمة الثابتة للإدخال السريع. هذه القيمة ستُستخدم كقيمة أساسية للإدخال ويمكن تقسيمها لاحقًا. ستظهر هذه القيمة بشكل افتراضي في المستندات، مما يسهل وتيرة العمل ويقلل من الجهد اليدوي.
- إضافة سجل جديد: بعد استكمال تفاصيل الإدخالات السريعة، قم بالضغط على زر “إضافة سجل جديد” لتثبيت الإدخال الجديد.
خطوات اضافة تفاصيل “الإدخالات السريعة”:
بعد الانتهاء من إضافة نوع جديد للإدخال، يجب استكمال باقي الخطوات المتعلقة بتقسيم القيمة وربطها بالفروع والقطاعات التحليلية المناسبة. إليك الخطوات بالتفصيل:
- بدء عملية التعديل: في البداية، انتقل إلى الإدخال الجديد الذي تم إضافته وانقر على زر “التعديل” المتاح بجوار الإدخال. هذا سيفتح صفحة التعديل حيث يمكنك تعديل تفاصيل الإدخال.
- جدول صفوف الإدخال السريع: عندما تنتقل إلى صفحة التعديل، ستلاحظ وجود جدول يُسمى “صفوف الإدخال السريع” أسفل الصفحة. في هذا الجدول، يمكنك إضافة وتعديل تفاصيل الإدخال بشكل مفصل.
- اختيار نوع القيمة: بدايةً، حدد نوع القيمة التي تريد تحديدها للسطر. يمكن أن يكون هذا النوع “قيمة ثابتة” أو “قيمة مضافة إليها ضريبة” أو “متضمنة الضريبة”، وما إلى ذلك.
- اختيار حساب الأستاذ العام: حدد الحساب الذي يرتبط بالأستاذ العام المتعلق بالإدخال. سيتم تلقائياً إضافة هذا الحساب إلى المستندات المرتبطة بالإدخال.
- إضافة قيمة الصف: في هذا الحقل، قم بإدخال القيمة المرتبطة بالحساب الذي تم اختياره في الخطوة السابقة. هذه القيمة ستضاف بشكل تلقائي إلى المستندات التي تستخدم هذا الإدخال.
- اختيار فرع الشركة: حدد الفرع المرتبط بالسطر الحالي. هذا يساهم في توجيه الإدخالات إلى الفرع المناسب في المستندات.
- القطاع التحليلي (اختياري): إذا كنت بحاجة إلى تحليل إضافي، يمكنك اختيار القطاع التحليلي المرتبط بالسطر. هذا اختياري ويمكنك تركه فارغًا إذا لم يكن ذلك ضروريًا.
- تحديث البيانات: بعد تعبئة جميع التفاصيل المطلوبة للإدخال السريع، انقر على زر “التحديث” لحفظ وتثبيت التغييرات.
بإكمال هذه الخطوات المفصلة، يمكنك تهيئة إدخالاتك السريعة بشكل دقيق وتأكد من توجيهها بالشكل المناسب في المستندات المختلفة. يسهم ذلك في تحسين كفاءة العمل وتقليل الجهد اليدوي في عمليات إدخال البيانات.