تستعرض في هذة الصفحة طريقة عمل نماذج الفواتير المتكررة.
أولا : تحويل طلب المبيعات الي نماذج الفواتير المتكررة:
- بدايةً، قم بالتوجه إلى شاشة المبيعات من القائمة الرئيسية عن طريق النقر على الخيار المعني بالمبيعات. بعد ذلك، ستظهر لك نافذة الفوترة، حيث ستقوم بالنقر عليها.
- عندما تتواجد في نافذة الفوترة، ستحتاج إلى اختيار الرابط المُسمى “طلبات المبيعات”، والذي سيتيح لك الوصول إلى الصفحة المعنية بالطلبات.
- في هذه الصفحة، ستجد خيارًا لإستخدام الفلاتر، تحديدًا “التاريخ – …….…” ويمكن الوصول إليها بالنقر على علامة الفلتر المتواجدة في الجهة اليسرى من الصفحة، باستخدام هذه الفلاتر، يمكنك البحث والاستعلام عن طلبات المبيعات الموجودة بالنظام.
- بمساعدة هذه الفلاتر، يُمكنك عرض أي طلب مبيعات موجود ومراجعته قبل القيام بتحويله إلى نموذج تسليم. بالإضافة إلى ذلك، تستطيع تعديل أي من طلبات المبيعات الموجودة قبل تحويلها إلى نموذج.
- باستخدام تلك الخيارات السابقة، يمكنك الوصول بسهولة لطلب المبيعات الذي ترغب في التعامل معه.
- بنهاية كل طلب مبيعات، ستجد زرًا بعنوان “قالب”. عند النقر على هذا الزر، ستبدأ عملية تحويل طلب المبيعات إلى نموذج فواتير متكررة. هذا النموذج يسهل عليك إنشاء فاتورة مبيعات بسلاسة وفعالية.
- في حالة الحاجة إلى إنشاء طلب مبيعات جديد قبل تحويله إلى نموذج تسليم، يمكنك ذلك من خلال الرجوع إلى الرابط “طلبات المبيعات” واستخدام خيار الإضافة لإنشاء طلب جديد وتعبئة تفاصيله.
باستخدام هذه الخطوات المفصلة، يمكنك بسهولة تحويل طلبات المبيعات إلى نماذج الفواتير المتكررة، وتعديلها إن لزم الأمر، مما يسهل ويسرّع عملية إنشاء وإدارة الفواتير المتكررة بكفاءة.
ثانيا : الوصول لصفحة الفواتير المتكررة:
- بدايةً، قم بالتوجه إلى شاشة المبيعات من القائمة الرئيسية عن طريق النقر على الخيار المعني بالمبيعات. بعد ذلك، ستظهر لك نافذة الفوترة، حيث ستقوم بالنقر عليها.
- عندما تتواجد في نافذة الفوترة، ستحتاج إلى اختيار الرابط المُسمى “فواتير المبيعات”، والذي سيتيح لك الوصول إلى الصفحة المعنية بالفواتير.
- بمجرد الوصول إلى صفحة الفواتير، ستجد زرًا بعنوان “الفواتير المتكررة” في الجزء العلوي من الصفحة. قم بالضغط على هذا الزر للدخول إلى صفحة الفواتير المتكررة.
ثالثًا: خيارات ومميزات الفواتير المتكررة:
في هذه الصفحة، سوف تستفيد من تنوع الخيارات والإمكانيات التي توفرها لك الفواتير المتكررة لتخصيص وإدارة أعمالك بكفاءة ويسر. إليك نظرة عامة على هذه الخيارات:
- إضافة نموذج للفواتير بسهولة: يمكنك بسهولة إضافة نماذج للفواتير المتكررة، وسنشرح هذه الخطوة بالتفصيل لضمان فهمك الكامل. وإذا رغبت في حذف أي نموذج، يمكنك فعل ذلك بسهولة من صفحة إدارة الفواتير المتكررة.
- تخصيص النموذج وتعديله: تمتلك القدرة على تعديل جميع جوانب النموذج وفقًا لاحتياجاتك. سواء كان ذلك تعديل المستفيد من الفاتورة، أو تحديد تكرار إصدار الفواتير، أو تحديد الفاصل الزمني بين كل فاتورة وأخرى، يمكنك القيام بذلك من خلال صفحة إدارة الفواتير المتكررة.
- عرض ملائم للفواتير: تعرض صفحة الفواتير المتكررة قائمة بجميع الفواتير التي تم إنشاؤها. تُظهر الفواتير التي تحتاج إلى التنفيذ باللون الأحمر، وتوفر زر “فاتورة” بجوار كل فاتورة لتسهيل الوصول إلى الإجراءات المطلوبة.
- تفاصيل دقيقة للتكرارات: توفر صفحة الفواتير المتكررة تفاصيل شاملة حول كل نموذج فاتورة متكررة. تشمل هذه التفاصيل تواريخ بداية وانتهاء التكرار، وآخر تاريخ تم فيه إصدار فاتورة، بالإضافة إلى معلومات أخرى ذات صلة.
رابعًا: شرح طريقة إعداد نموذج للفواتير المتكررة بشكل مفصل:
بمجرد النقر على زر “إدارة الفواتير المتكررة”، يرجى اتباع الخطوات التالية لإعداد نموذج للفواتير المتكررة:
- إدخال وصف النموذج: ابدأ بإدخال وصف للنموذج في حقل الوصف. يجب أن يكون الوصف واضحًا ويعبر عن طبيعة النموذج، على سبيل المثال: “فاتورة مبيعات أسبوعية للعميل A”.
- اختيار التنسيق: اختر التنسيق المناسب من الفلتر المتاح. سيقوم الفلتر بعرض جميع نماذج طلبات المبيعات الموجودة للإختيار من بينها.
- تحديد العميل: حدد العميل الذي سيتم تطبيق الفواتير المتكررة عليه من خلال القائمة المنسدلة المتاحة للإختيار من بين العملاء.
- اختيار مجموعة المبيعات: اختر مجموعة المبيعات التي ينتمي إليها العميل الذي سيتم تطبيق النموذج عليه.
- تحديد البعد الزمني: أدخل عدد الأيام والشهور في الحقول المخصصة لهذا الغرض. هذا البعد الزمني يحدد المدة بين كل فاتورة والفاتورة التالية.
- تحديد تواريخ البداية والنهاية: أدخل تواريخ بداية ونهاية فترة تكرار الفواتير المتكررة.
- إضافة سجل جديد: بمجرد استكمال جميع التفاصيل، اضغط على زر “إضافة سجل جديد” لحفظ النموذج.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك من نفس الصفحة تعديل أي نموذج سابق تم إدخاله عن طريق استخدام النماذج المعروضة في الجزء العلوي من الصفحة.
ملحوظة: إجراء الخطوات السابقة مرة واحدة فقط، وليس هناك حاجة لتكرارها.
خامسًا: تنفيذ فاتورة مبيعات لنموذج الفواتير المتكررة:
بعد النقر على زر الفواتير المتكررة، اتبع الخطوات التالية:
- ستظهر لك قائمة تحتوي على جميع نماذج الفواتير المتكررة، مع زر “فوترة” بجوار كل نموذج، وهذا وفقاً للفاصل الزمني الذي تم تحديده مسبقاً لكل نموذج.
- يمكنك التحقق من تفاصيل النموذج الذي ترغب في استخدامه من خلال عرض طلب البيع الخاص بالنموذج والبيانات الأخرى الموجودة في الجدول.
- بعد التحقق من البيانات واختيار النموذج الذي تريد استخدامه لإصدار الفاتورة، انقر على الرابط “الفوترة” الذي يتواجد في نهاية النموذج، وسيتم توجيهك إلى صفحة الفواتير المتكررة.
- في صفحة الفواتير المتكررة، ستجد تفاصيل الفاتورة المتكررة، بما في ذلك تاريخ الفاتورة، والفترة التي تغطيها، ووصف النموذج.
- ملحوظة : في حالة كان العميل الموجود بالنموذج شرط الدفع له نقدي يتم إضافة مدفوع عميل اليا مع تنفيذ الفاتورة.
- بعد مراجعة هذه التفاصيل، يمكنك ببساطة النقر على زر “إدراج فاتورة” لإنشاء الفاتورة البيعية المطلوبة.