تستعرض في هذه الصفحة، نظرة مفصلة وشاملة حول صفحة تصنيفات الإتصالات مزاياها وكيفية الوصول اليها مع شرح طريقة إضافه تصنيف جديد.
للوصول إلى صفحة “تصنيفات الإتصالات”، يُرجى اتباع الإرشادات التالية:
- ابدأ بالنقر على قائمة “الإعدادات” في القائمة الرئيسية.
- بعد ذلك، انقر على “إدارة الموارد” المتاحة في الشريط العلوي للصفحة.
- ستنتقل إلى صفحة “تصنيفات الأتصالات”، والتي تعرض جميع التصنيفات المحفوظة بالنظام.
مزايا صفحة “تصنيفات الإتصالات”:
- تعتبر تصنيفات الاتصالات أداة هامة لتنظيم عمليات التواصل مع الأفراد والجهات الأخرى، سواء كانوا عملاءً للشركة أو موردين لها. يُمكن استخدام هذه التصنيفات أيضًا لتقسيم الاتصالات وفقًا لسبب التواصل. وهذا يعني أنه يمكنك إضافة أكثر من تصنيف ورقم اتصال لنفس الشخص أو الجهة. على سبيل المثال، يمكن تصنيف وترتيب أرقام الاتصال بناءً على الغرض منها، مثل الاتصالات المتعلقة بالطلبات أو تلك المتعلقة بالفواتير والمدفوعات.
- تُمكنك هذه التصنيفات من تنظيم الاتصالات الواردة والصادرة بشكل أفضل. على سبيل المثال، يمكن تصنيف الاتصالات الواردة كالفواتير من الموردين واستفسارات العملاء تحت “اتصالات واردة”. بينما يمكن تصنيف الاتصالات الصادرة مثل الفواتير المُرسلة إلى العملاء والمراسلات الشركية تحت “اتصالات صادرة”. وبالنسبة للفواتير والمدفوعات، يمكن تصنيفها بناءً على العمليات المالية. على سبيل المثال، يُمكن تصنيف الفواتير المستلمة من الموردين تحت “فواتير واردة”، وتصنيف المدفوعات التي تُجرى لهؤلاء الموردين تحت “مدفوعات واردة”. ويمكن القيام بنفس العمليات للعملاء.
-
هذه التصنيفات قابلة للتخصيص والتعديل وفقًا لاحتياجات الشركة وهيكلها التنظيمي، ويمكن تنفيذها بسهولة باستخدام البرمجيات المحاسبية المستخدمة في الشركة. تُسهم هذه الأداة في تسهيل عملية التواصل وإدارة المعلومات بشكل فعال وفعّال.
- تعديل تصنيفات الإتصالات: يوفر النظام إمكانية تعديل تصنيفات الإتصالات الموجودة في النظام، مما يتيح لك ضبطها وفقًا لاحتياجاتك الخاصة.
- عرض تصنيفات الإتصالات وبياناتها في الصفحة: تُعرض جميع تصنيفات الأتصالات المتاحة في النظام على الصفحة مع معلومات مفصلة عن كل تصنيف. تشمل هذه المعلومات اسم التصنيف، وصف التصنيف ،بالإضافة إلى تفاصيل أخرى ذات صلة.
شرح طريقة إضافة “تصنيف إتصال جديد”:
- نوع تصنيف الإتصال: ابدأ بتحديد نوع التصنيف العام للاتصال الجديد. هذا يمكن أن يكون على سبيل المثال “عمليات تجارية” ، أو أي نوع آخر يناسب احتياجاتك.
- النوع الفرعي لتصنيف الإتصال: بعد تحديد النوع العام، يمكنك تحديد النوع الفرعي إذا كان ذلك مناسبًا. مثلاً، إذا اخترت “عمليات تجارية” كنوع رئيسي، يمكنك تحديد النوع الفرعي مثل “عملاء” أو “موردين”.
- اسم التصنيف المختصر: قد تحتاج إلى تسمية التصنيف بشكل مختصر وواضح. هذا الاسم يساعدك على تمييز التصنيفات بسهولة عند البحث أو التصفح.
- وصف التصنيف: إذا كان ذلك ضروريًا، يمكنك إضافة وصف للتصنيف يوضح التفاصيل الإضافية حوله. هذا يمكن أن يكون مفيدًا إذا كان لديك تصنيفات متشابهة.
بمجرد ملء جميع البيانات المطلوبة، انقر على زر “أضافة سجل جديد” لحفظ التغييرات.