تستعرض في هذه الصفحة، نظرة مفصلة وشاملة حول صفحة شروط الدفع وكيفية الوصول اليها مع شرح كيفية التحكم فى تلك الشروط.
للوصول إلى صفحة “شروط الدفع”، يُرجى اتباع الإرشادات التالية:
- ابدأ بالنقر على قائمة “الإعدادات” في القائمة الرئيسية.
- بعد ذلك، انقر على “إدارة الموارد” المتاحة في الشريط العلوي للصفحة.
- ستنتقل إلى صفحة “شروط الدفع”، والتي تعرض جميع شروط الدفع المحفوظة بالنظام.
مفهوم ومزايا صفحة “شروط الدفع” :
شروط الدفع تمثل مجموعة الأحكام والضوابط التي تنظم كيفية تنفيذ عمليات التحويل المالي بين الشركة والجهة الثانية خلال عمليات الشراء والبيع. تُعد هذه الشروط محددة لعدة جوانب أساسية، مثل توقيت الدفع، وطريقة التحويل المالي، بالإضافة إلى أي شروط إضافية يمكن أن تكون ذات صلة بالعملية المالية. تتفاوت شروط الدفع من عملية إلى أخرى، حيث تتأثر بنوع الصفقة والاتفاق بين الأطراف المعنية.
- توقيت الدفع: تحدد شروط الدفع متى يتعين دفع المبلغ المالي. يمكن أن يكون ذلك عند إتمام الصفقة (دفع نقدي)، أو في تاريخ محدد في المستقبل (دفع آجل)، أو على أقساط منتظمة على مدى فترة زمنية محددة.
- تخصيص عدد معين من الأيام لشروط الدفع: يمكن تحديد فترة زمنية معينة تتعلق بشروط الدفع، مما يسمح بإضافة ضوابط زمنية محددة للتحويل المالي.
- إمكانية تعديل أو حذف شروط الدفع الموجودة في النظام: يُتيح النظام إمكانية تعديل أو حذف الشروط المالية الموجودة، مما يتيح للشركة ضبطها وفقًا لاحتياجاتها الخاصة وتغيرات السوق.
- ربط شروط الدفع بالعملاء والموردين: يُمكن ربط شروط الدفع بسجلات العملاء والموردين في النظام، وهذا يتيح للشركة متابعة وإدارة شروط الدفع بشكل مستدام. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تعديل شروط الدفع الخاصة بعميل أو مورد معين عند إنشاء مستند يتعلق به.
- عرض شروط الدفع ومعلوماتها في الصفحة: يُعرض على الصفحة جميع شروط الدفع المتاحة في النظام، مصحوبة بمجموعة من المعلومات الفريدة لكل شرط دفع. تتضمن هذه المعلومات مثلاً وصفًا مفصلًا للشروط، ونوعية الدفع المقدمة، بالإضافة إلى معلومات أخرى ذات صلة.
بهذا الشكل، يصبح من السهل للشركة تنظيم ومراقبة عمليات الدفع بكفاءة، مما يسهم في تحقيق التنظيم والكفاءة المالية في الأعمال التجارية.
شرح طريقة إضافة “شرط دفع جديد”:
- الوصف العام للشرط: يجب أولاً توضيح الشرط بشكل عام. على سبيل المثال، يمكن أن يكون هذا الشرط متعلقًا بالشروط والأحكام للدفعات المستقبلية من العملاء. يجب أن يكون الوصف واضحًا ومفهومًا لضمان فهمه بوضوح من قبل المستخدمين.
- نوع الدفعة: يتوجب علىك تحديد نوع الدفع المراد اضافتة. وهذا يتعلق بما إذا كانوا دفع نقدي، أو تقسيم المبلغ إلى دفعات، أو السداد في وقت محدد بعد عدد معين من الأيام من تاريخ الاستحقاق.
- الأيام أو اليوم من الشهر التالي: هذا الجزء يتعلق بتحديد الموعد النهائي للدفعة. هل يجب على العملاء أداء الدفعة في تاريخ محدد من الشهر التالي، أم يجب أن تتم الدفعة خلال عدد محدد من الأيام بعد إصدار الفاتورة؟ يجب تحديد هذا الجزء بدقة لمنع أي تأخير في الدفع أو سوء الفهم.
باختصار، تضمن هذه الخطوات توضيح الشرط الجديد للدفع وضبط الإطار الزمني ونوع الدفعة المطلوبة. يجب أن يتم التواصل بوضوح مع العملاء حول هذه الشروط لتجنب أي خلافات في المستقبل وضمان تدفق الأموال بسلاسة.